مشتریان بالقوه به مشتریان گفته می شود که توانایی و شرایط خرید محصولات و خدمات شما را دارند. اما در حال حاضر به هر دلیل از شما خرید نمی کنند. مشتریان بالقوه معمولا شما را نمی شناسند و یا تصور غلطی در باره شما و محصول شما دارند. شما برای اینکه در کسب و کارتان موفق شوید، موظف هستید مشتریان بالقوه خود را شناسایی و با آنها ارتباط برقرار بکنید. شناسایی مشتریان بالقوه از راه های مختلف صورت می گیرد.

زمانی که مشتری بالقوه درخواست قیمت و یا پیش فاکتور می نماید و یا متوجه می شوید که این مشتری بالقوه دارای نیازی هست که تصمیم به رفع آن دارد، یک فرصت برای شما ایجاد شده است.

مشتریان شما کسانی هستند که یکبار از شما خرید نموده اند. اینها با شما آشنایی دارند و شما باید ارتباطتان را با آنها حفظ و تقویت نمایید. نظرشان را درباره محصولات و خدمات جویا شوید. یکی از وظایف شما این است که بدانید به چه دلیل آنها از شما خرید کرده اند و یا بعبارت دیگر شما چه مزیتی نسبت به رقبایتان داشته اید که آنها شما را ترجیح داده اند. این موارد به شما کمک می کند به دیگر مشتریان راحت تر بفروشید.

محصول و خدمات شما هرچه که باشد یا به افراد فروش می نمایید و یا به سازمان ها . بنابراین شما با افراد در تماس هستید. معمولا مشتریان حقیقی، همان فرد خریدار است و شما با او در ارتباط هستید. اما مواقعی که مشتری شما یک سازمان، شرکت و یا بطور کلی یک فرد حقوقی است شما با افراد مختلف سر و کار دارید. این افراد می توانند کارشناس، مدیر میانی، مدیر ارشد، مدیر عامل، مدیر و یا کارشناس تدارکات، انبار و حسابداری و .. باشد.

تحلیل اطلاعات بازاریابی و فروش و تصمیم گیری در باره کارها و استراتژی ها مهم ترین بخش نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتریان است. بخش گزارشات به ما کمک می کند تا بتوانیم اثر بخشی فعالیت ها، هزینه ها و سرمایه گذاری های خود را ارزیابی و تحلیل کنیم.